מקום יפה הוא רק חלק מהאירוע. התאמה טובה תלויה בתנועה של האורחים, בציוד, בכללים וביכולת של המקום לעבוד עם התוכנית שלכם.
השורה התחתונהשלחו למקום מסמך קצר עם תאריך, שעות, מספר אורחים, אופי האירוע וספקים. בקשו תשובה כתובה לכל דבר מהותי.
קיבולת שמתאימה לסידור שלכם
מספר האורחים המרבי אינו מספר האורחים הנוח לכל תרחיש. ארוחה סביב שולחנות, מסיבה בעמידה והרצאה דורשות סידור שונה.
בקשו להבין איך החלל נראה במספר המשתתפים שלכם ואילו אזורים נשארים פנויים.
- מספר יושבים
- מספר עומדים
- רחבת ריקודים
- אזור אוכל
- גישה לשירותים
מוזיקה, שעות וכללי המקום
בדקו שעות כניסה, סיום, מגבלות רעש ואפשרויות הגברה. אל תניחו שמה שהתאפשר באירוע אחר יתאים לתאריך שלכם.
וודאו מי אחראי לניקיון, לפינוי ציוד ולסגירת המקום.
כל סיכום חשוב צריך להופיע בכתב ובמסמך ההזמנה.
מסלול כניסה לספקים
שף, תקליטן, צלם ומפעיל צריכים לדעת מתי אפשר להגיע, איפה פורקים ציוד ומה קיים במקום.
רכזו איש קשר אחד שמכיר את התוכנית ויכול לקבל החלטות ביום האירוע.
- חשמל והגברה
- מטבח וקירור
- גישה לפריקה
- חניה
- זמן הקמה ופירוק
מכינים תוכנית חלופית
אם חלק מהאירוע בחוץ, הגדירו מראש מה קורה ברוח, בגשם או בחום. תוכנית טובה אינה רק חלל מקורה, אלא סידור ישיבה ותנועה שעובד באמת.
בדקו גם מה קורה במקרה של שינוי במספר האורחים או בשעות.
רשימת הבדיקה שלי
סמנו מה כבר עשיתם. הרשימה נשמרת במכשיר הזה.
